SAME - Serviço de Arquivo Médico e Estatística

Diretoria Associada
Profa. Dra. Angela Maria Bacha

Diretora
Enfa. Regina Paula Salazar R. C. Martinez

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Seção de Registro

Supervisor: Maurício Nogueira
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À Seção de Registro, cabe realizar o agendamento de consultas de casos novos para ambulatórios, o cadastro de exames laboratoriais, além da abertura do prontuário médico e o registro informatizado da internação de pacientes.

Os agendamentos são realizados mediante solicitações, as quais são feitas por serviços de saúde da DRS 7 - Diretoria Regional de Saúde de Campinas, como postos de saúde, ou por ambulatórios do complexo hospitalar da Unicamp, o que ocorre quando um paciente é encaminhado de um ambulatório para outro.

Esse tipo de solicitação entre ambulatórios é chamado “interconsulta”.

Os agendamentos, quando atendem solicitações de serviços da DIR XII, são realizadas por telefone; as interconsultas são agendadas diretamente com o paciente. Quando não há vaga, o cliente é encaminhado ao posto de saúde, o qual deve tentar o agendamento por telefone.

Atualmente, a digitação de exames laboratoriais restringe-se aos exames de biópsia e revisão. Os demais são digitados no Laboratório de Patologias Clínicas.

A abertura de prontuários consiste, primeiramente, em “coletar” alguns dados pessoais do paciente, como data de nascimento, endereço da residência atual e números do RG, do CPF e do Cartão SUS. Quando o cliente não possui o Cartão SUS, solicita-se alguns dados do cliente para que se possa providenciá-lo. Após se obter as informações necessárias, gera-se uma numeração, a qual é a matrícula do paciente. O último passo deste processo consiste em montar o prontuário, colocando uma folha de rosto com alguns dados básicos do paciente em uma pasta.

O registro das internações consiste em informatizar tal movimento do paciente, informando, por exemplo, seu número de matrícula, a causa da internação e a enfermaria em que o paciente será internado. Além disso, realizar a internação do paciente também consiste em preparar o prontuário, isto é, anexar alguns formulários e etiquetas que serão necessários durante o período de internação.

O Setor de Registro também é responsável pelo atendimento de clientes do Pronto Atendimento. Este atendimento consiste em elaborar fichas com os dados pessoais do cliente.

 
Seção de Arquivo Médico

Supervisor: Adilson Soares de Melo
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A Seção de Arquivo é responsável, em linhas gerais, pela guarda, conservação e disponibilização de prontuários para consultas médicas ambulatoriais, internações e pesquisas; além disso, a Seção também se responsabiliza pelo arquivo, no prontuário, de exames e outros documentos do paciente.

Os prontuários médicos são guardados no arquivo, o qual é constituído de dez corredores, sendo que cada um deles contem os prontuários cujo penúltimo digito é um dos números entre 0 e 9. Os prontuários dos pacientes cujos últimos atendimentos ocorreram a mais de 5 anos são enviados para um outro arquivo, o Semi-Ativo. Prontuários não utilizados para atendimento da paciente há mais de 20 anos são micro-filmados.

Sob responsabilidade da Seção de Arquivo, os prontuários são constantemente cuidados. Isto ocorre não apenas em vista da conservação física do prontuário, como quando se necessita substituir a capa ou a etiqueta de identificação de prontuário, mas também em vista da preservação sigilosa e ética dos dados ali contidos.

A Seção também disponibiliza os prontuários para consultas médicas ambulatoriais, para internações e para pesquisas.

Pesquisa é um termo geral utilizado para designar as solicitações de prontuários para registros de câncer, estudos de pós-graduandos, iniciações científicas, arquivo de documentos e pesquisas de docentes. A servidora responsável pelas pesquisas é a Rogéria Elias Malaquias.

Ademais, cabe à Seção de arquivo, arquivar, no prontuário, exames e outros documentos do paciente, os quais são resultados de consultas médicas, exames laboratoriais, etc.

 
Célula de Estatística

Responsável: Profa. Dra. Angela Maria Bacha
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A célula de Estatística é responsável, em síntese, pela informatização de alguns dos atendimentos ambulatoriais do Caism, levantamento de dados, tabulação e criação de gráficos, além da elaboração de indicadores hospitalares.

A informatização de atendimentos ambulatoriais consiste em digitar, com base no formulário de atendimento ambulatorial, os dados referentes à consulta do paciente, como nome do ambulatório, CRM do médico ou Coren do enfermeiro responsável pelo atendimento, procedimentos realizados, etc.

Com base no que é digitado no Sistema de Atendimento Ambulatorial, no que é disponibilizado pelo Sistemas de Internação e de Prontuários, e no que informam alguns laboratórios, serviços e seções do Caism, pode-se coletar uma série de dados referentes à produção do hospital. Tais dados podem ser sistematizados, assumindo a forma de indicadores, e informados em relatórios que atendem solicitações eventuais, além dos relatórios mensais, trimestrais, semestrais e anuais, os quais são informados regularmente.